Bei der Planung einer Veranstaltung sind im Vorfeld viele Dinge zu regeln, die maßgeblich über den Erfolg entscheiden. Neben einem geeigneten Zeitpunkt, entsprechendem Personal sowie gegebenenfalls der Verpflegung, sollte auch die Zugangskontrolle nicht außer Acht gelassen werden. Hier spielen gleich mehrere Faktoren eine wichtige Rolle, die im Voraus einiges an Aufmerksamkeit verlangen.
Besonderheiten des Veranstaltungsgeländes
Einlasskontrollen können nur dann effektiv durchgeführt werden, wenn diese lückenlos möglich sind, das heißt, es darf keine Stellen geben, an denen Besucher unbemerkt und ohne zu zahlen die Location betreten können. Gibt es mehrere Eingänge, müssen auch an allen Zugängen Kontrollen stattfinden und das nötige Personal dafür bereitstehen. Sorgen Sie außerdem dafür, dass an speziellen Seiten- oder Hintereingängen, die von Lieferanten genutzt werden oder in den Backstage-Bereich führen, bewacht werden.
Ein klares Wegekonzept
Teil des Sicherheitskonzepts gehört auch die Steuerung des Besucherstroms. Sind die Wege nicht klar ersichtlich, weil es möglicherweise mehrere Zugänge und verzweigte Korridore gibt, sollte mit Aufstellern oder Beschriftungen klar erkennbar sein, wo welche Wege hinführen. Gleichzeitig müssen auch Notausgänge eindeutig beschildert und leicht zu finden sein.
Durchdachte Einlasskontrollen
Die Organisation von Einlasskontrollen, beispielsweise durch Tyvek-Bänder, gleicht einer Gratwanderung. Einerseits sollten die Kontrollen gründlich genug sein, um gefährliche oder verbotene Gegenstände von der Veranstaltung fernzuhalten, andererseits sollten die Kontrollen nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen.
Geschultes Personal
Stellen Sie sicher, nur hinlänglich geschultes Personal an wichtigen Posten zu besetzen, das gilt insbesondere für die Security. In brenzligen Situationen sollten Ihre Mitarbeiter einen kühlen Kopf bewahren und auch im hektischen Getümmel stets den Überblick behalten. Zudem gilt es, Vorgehens- und Verhaltensweisen im Vorhinein abzusprechen, zum Beispiel wie reagiert werden soll, wenn ein Ticket verloren wurde oder wie mit stark alkoholisierten Gästen umzugehen ist.
Ein realistisches Zeitmanagement
Einlasskontrollen sind für gewöhnlich ein Spiel gegen die Zeit. Versuchen Sie, Wartezeiten so gering wie möglich zu halten, ohne Abstriche bei der Sicherheit machen zu müssen. Bedenken Sie auch den zeitlichen Aufwand, den es kostet, um Teilnehmern ein Kontrollband anzulegen. Die bereits erwähnten Tyvek-Bänder zählen zu den einfachsten Methoden, da diese Bänder schnell um den Arm gewickelt sind und mittels Klebestreifen fixiert werden. Bei typischen Festivalbändern wird in einem weiteren Arbeitsschritt eine Vorrichtung oder ein zusätzlicher Mitarbeiter mit einer Zange benötigt, der die metallene Plombe verschließt.
Die Garderobe
Personal wird nicht nur an den Eingängen, sondern auch bei der Garderobe und einer eventuellen Essens- und Getränkeausgabe benötigt. Je nach Größe und Zeitpunkt der Veranstaltung sollten Sie mindestens zwei Personen für die Garderobe abstellen. Für Outdoor-Events im Sommer kann die Garderobe möglicherweise sogar entfallen.